Im Zeitalter der Technisierung und Digitalisierung
erhält ein schlüssiges sowie zuverlässiges Informationsmanagement
eine zunehmend bedeutsame Rolle bei Unternehmen, Banken und Behörden. Ein solches Informationsmanagement muss sich zwingend und kostengünstig mit den vier Hauptbereichen: Verwaltung, Verfügbarkeit, Schutz und Vernichtung beschäftigen und dabei kompromisslos alle gesetzlichen Bestimmungen und Auflagen erfüllen.

Als Partner vieler Unternehmen besitzt LAGER 3000 fundierte und breit gefächerte Kenntnisse beim Handling von Informationen. Diese bewährten Arbeitsprozesse, die einer stetigen Optimierung unterliegen, werden in der konzeptionellen Vorlaufsphase, ebenso wie im täglichen Produktivbetrieb, individuell an die jeweiligen Kundenbedürfnisse angepasst um die Nutzer so optimal wie möglich zu entlasten.

Einen erheblichen Wertanteil eines Archivs stellt jene Zeitspanne dar, die von der Anforderung bis zur Erlangung einer Information benötigt wird. Bei LAGER 3000 sind sämtliche Arbeitsprozesse auf einen möglichst schnellen Zugriff auf die angeforderten Akten, bzw. Informationen ausgerichtet. Von der Verschlagwortung über die internetgestützte Anforderung, mitsamt dem heraussuchen der Akten bis zu ihrer Auslieferung, werden alle Arbeitsprozesse innerhalb sowie außerhalb des Lagers stetig optimiert und überwacht. Eine bis 16.00 Uhr angeforderte Akte wird in der Regel bis 9.00 Uhr des nachfolgenden Werktages auf den Schreibtisch des entsprechenden Sachbearbeiters ausgeliefert. Eine Eilanforderung kann noch wesentlich schneller an den Verbraucher über Fax oder das Internet zugestellt werden.

Ein Entleihsystem muss möglichst schnell und einfach zu bedienen sein. Bei LAGER 3000 können die Kunden per Telefon, Fax oder über das Internetsystem AKTEN 3000 die gewünschten Informationen anfordern. Im gesicherten und verschlüsselten Internetsystem können die Kunden alle Aktenbestände durchsuchen, Anforderungen an das Archiv verschicken und sich über die aktuellen Arbeitsschritte bei offenen Anforderungen informieren. Bei der Bedienung des Systems wurde größter Wert auf Effizienz und Ergonomie gelegt, da ein Anforderungssystem nur dann gut ist, wenn es den normalen Arbeitsablauf nicht belastet sondern entlastet. Selbstverständlich stehen dem Kunden bei Fragen Fachberater von LAGER 3000 telefonisch zur Verfügung.

Die Daten der Kunden, auch vor deren Mitarbeitern ohne entsprechende Befugnisse, zu schützen ist höchste Prämisse bei LAGER 3000. Sämtliche Aktenbewegungen werden digital überwacht und protokolliert. Eine ausgereifte, kostenstellen-, abteilungs-, aktenart- und personenbezogene Zugriffskontrolle gewährleistet höchstmöglichen Schutz aller Daten.

Durch den Gesetzgeber werden Betrieben und Behörden feste Aufbewahrungsfristen für bestimmte Informationsarten vorgeschrieben. LAGER 3000 unterstützt ihre Kunden mit sachkundiger Beratung zur Wahrung der unterschiedlichsten Gesetze. Die digitale Lagerverwaltung überwacht in allen Beständen die hinterlegten Vernichtungszeitpunkte und erstellt regelmäßig Vorschlaglisten für die Aktenvernichtung. Nach Abnahme dieser Vorschlaglisten durch den Kunden werden die nicht mehr benötigten Bestände auf Wunsch nach Bundesdatenschutz, § 5, Sicherheitsstufe III, DIN 327570 der Vernichtung zugeführt. Das oberste Ziel dieser Arbeitsprozesse ist die höchst-mögliche Kostenreduzierung, unter Wahrung aller gesetzlichen Auflagen.

Ein externes Akten- und Datenarchiv senkt durch seine erprobten und optimierten Arbeitsabläufe die Kosten der Akten- und Datenhaltung. Nicht selten kann ein externes Archiv über 50% der konventionellen Kosten (Lagerflächen, Personal, IT, Logistik, usw.) für die Lagerung und Verfügbarkeit von Informationen eines Unternehmens senken bzw. den Sicherheitsstandard, sowie die Kostentransparenz erheblich verbessern.

Bei LAGER 3000 bildet die Transparenz in der Abrechnung eine weitere Grundsäule des Unternehmens. Sämtliche Akten- und Datenbewegungen werden automatisch erfasst bzw. pro Medium, Kostenstelle, Abteilung, uvm. aufgeschlüsselt und als Verlaufsprotokoll dem Kunden für die interne Weiterverrechnung über diverse Schnittstellen (z.B. zu SAP) zur Verfügung gestellt.

Unsere Leistungen im Bereich Archivmanagement:

Übernahme von Teil- oder Gesamtbeständen beliebiger Medien.
Archivierung, Verschlagwortung und Auszeichnung der Archivbestände durch erfahrenes und fachkundiges Personal.
Digitalisierung und Scanning-on-Demand aller (Teil-)Bestände und Formate mit Onlinesystemen zum Abruf aller gescannten Daten über verschlüsselte Internetverbindungen.
Kostengünstige Aufbewahrung der Bestände nach höchsten Sicherheitsstandards.
Elektronische Online (Internet, Direktanbindung) und Offline (Dateiübergabe, Schnittstellen zu eigenen Systemen) Kataloge aller Bestände, Bewegungen und Lagerorte.
Effiziente und einfache Zugriffsmöglichkeiten auf die Bestände durch Mitarbeiter der Kunden über modernste Internetsysteme.
Umfangreiche und erprobte Sicherheitsmaßnahmen für den Zugriffsschutz auf die Bestände.
Lückenlose und revisionssichere Verfolgungs- und Historiesysteme sämtlicher Bestände.
Fachliche Unterstützung bei der Feststellung von gesetzlichen Vernichtungsfristen und komplette, gesicherte Abwicklung aller Vernichtungsvorgänge.
Kostenstellenbasierte Abrechnungsfunktionen inkl. diverser (u.A. SAP) Schnittstellen für die kundeninterne Verrechnung.
Effiziente und stetig weiterentwickelte Archivsoftware auf neuestem Stand der Technik inkl. Intra- und Internetfrontends.

Sprechen Sie mit uns - gerne beraten wir Sie unverbindlich!

Warum LAGER 3000?

Kostensparende und revisionssichere, komplette oder teilweise Übernahme von Archiv- und Datenbeständen.

Modernste Gefahrenmeldeanlagen nach VdS und digitale Videoüberwachung.

Konsolidierung aller verfügbaren Informationen in einer zentralen Archivsoftware mit Internetfrontends.

Erprobte und optimierte Prozesse der Erfassung, Anforderungsbearbeitung, Schutz und Vernichtung von Teil- oder Gesamtbeständen.

Modernste Werkzeuge mit Möglichkeiten zur Bildung von hybriden und vollständig digitalen Archiven. Scanning-on-demand und digitaler Abruf über Internet.

Lückenloses Protokoll und umfangreiche Schutzroutinen für Zugriffe auf Bestände.